La contabilidad en una empresa permite llevar las cuentas y el control sobre cada transacción y operación diaria como la compra, venta, gastos e inversiones.
Cada operación se analiza, clasifica, se resume y se registra en un estado financiero o balance que contiene los datos sobre la realidad financiera de la empresa. Sin embargo, puede no ser fácil de llevar si no tienes idea de qué se trata.
A continuación, te damos ideas que podrán ayudarte a entender y organizar los documentos contables de tu negocio.
Primero es necesario organizar los documentos y registrar las actividades que se efectúen con el efectivo, en movimientos tangibles e intangibles.
Existe una serie de herramientas que pueden ayudarte a entender mejor la información de estos documentos. Saber sobre las masas patrimoniales y partidas significativas, los ratios y los ratings puede ayudarte.
Masas patrimoniales y partidas significativas
Tanto masas como partidas son conjuntos homogéneos que agrupan cuentas contables del balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias para facilitar su análisis. Cuando se refieren al balance, es decir, a la fotografía del patrimonio de la empresa en un momento dado, se llaman masas patrimoniales.
Recordemos que el patrimonio de una empresa refleja el conjunto de bienes, derechos y obligaciones de la misma. Por ejemplo, el activo no corriente sería una masa que vendría a agrupar los activos destinados a servir de forma duradera en las actividades de la empresa, como en el caso de una computadora de escritorio.
Por su parte, cuando se habla de la cuenta de pérdidas y ganancias, es decir, de lo ocurrido con los ingresos, gastos y resultados de la empresa durante un período de tiempo, se trata de partidas significativas.
Un ejemplo de partida significativa serían los gastos de personal, es decir, las retribuciones a los trabajadores más las cuotas que la empresa paga a Seguridad Social por ellos.
Ratios
Los indicadores que expresan la relación entre dos variables, de modo que el resultado es más significativo que el de cada variable por separado, son los ratios. Están relacionados con las masas o partidas mencionadas anteriormente.
Hay diferentes categorías de ratios. Por ejemplo, los de estructura patrimonial, que informan sobre la capacidad de pago de la empresa; los de rentabilidad, que analizan los beneficios obtenidos en relación a los medios utilizados; y los de gestión de activos, que analizan la utilización de estos.
Entre sus características principales resaltan su facilidad y rapidez para cálculo, su capacidad para condensar información o permitir compararla.
De cualquier manera, si usas ratios o masas o partidas para analizar las finanzas de una empresa, requieres tener en cuenta su fase de desarrollo. Los datos pueden diferir, por ejemplo, de una empresa recientemente creada a otra ya consolidada.
Además, es importante ver el sector en el que opera la compañía, así como buscar tener cierta perspectiva temporal en el análisis, de forma que se ha de tratar de estudiar la evolución de las cifras durante un tiempo si es posible.
Ratings
Muy probablemente relacionarás el término rating a la opinión que ofrecen las agencias de calificación crediticia sobre la capacidad relativa de un emisor de renta fija (por ejemplo, una empresa, un país o una comunidad autónoma), para atender puntualmente los pagos de intereses y la devolución del principal de sus emisiones.
Sin embargo, estas opiniones cualitativas también son para calificar el comportamiento futuro de una empresa en aspectos como su morosidad o probabilidad futura de que cumpla sus compromisos de pago; su rentabilidad o probabilidad futura de que sea rentable; o su solvencia o probabilidad futura de que sea solvente, siendo, por tanto, otra herramienta de análisis sobre datos contables.
No obstante, las organizaciones especializadas que hacen este tipo de ratings no utilizan únicamente información de balances y cuentas de pérdidas y ganancias, sino que la complementan con otros datos de fuentes públicas e investigadas antes de emitir su opinión. Si los ratios están basados en datos del pasado, los ratings son estimaciones de lo que podrá pasar en el futuro.
Pasos a seguir
Para llevar una buena gestión sobre los movimientos de la empresa la clave es que seas disciplinado y archives los documentos que sean importantes:
- Consigue un programa de facturación para controlar los ingresos y gastos. Utiliza la tecnología: un software que tenga plantillas para facturas y que archive para que puedas analizar la información.
- Registra gastos e ingresos. Organízalos por categorías. Escribe o haz una copia de los recibos que entregues a clientes y cuando se trate de gastos, divídelos en fijos, como créditos, servicios, nómina, etc.; y variables, como emergencias o gastos esporádicos.
- Registra los impuestos: investiga cuáles son los impuestos que necesitas pagar según la constitución de tu empresa. Anota en un calendario las fechas importantes del año para tener listos los documentos y cumplir obligaciones fiscales.
- Una vez al mes o cada 15 días, elige un día para organizar los documentos y archivar las operaciones contables para cuando necesites hacer el balance general o el pago de los impuestos. Si te mantienes en orden, puedes encontrar beneficios tributarios.
¿Cómo organizar la documentación?
La documentación es el sustento y la prueba de todos los registros contables. Todo registro ha de estar respaldado con algún tipo de documento fehaciente.
Para evitar problemas fiscales en una auditoría necesitas prestar atención y estar en orden. Lo más adecuado es organizar, codificar y archivar diariamente.
Una sugerencia es que al terminar el mes y hecho el cierre, los documentos sean archivados en carpetas correctamente rotuladas y separados por mes. Aunque en algún mes haya pocos documentos, no deben mezclarse con documentos de otros meses.
Para evitar humedad o el extravío, puedes poner cada una de esas carpetas en grupos por mes en bolsas plásticas, si así lo deseas.
Cuando termine el periodo fiscal, estos documentos pueden archivarse en cajas adecuadamente rotuladas. Evita poner documentos de otras empresas en la misma caja.
Con estas sugerencias podrás atender y cuidar, sin ser un experto contable, los documentos que reflejan la contabilidad de tu empresa.
