La tesorería abarca el dinero que se tiene en caja, que va desde los cobros por ventas y los pagos a proveedores y acreedores hasta la negociación con bancos de préstamos y servicios financieros, la gestión de ingresos y gastos surgidos durante las operaciones de venta y negociación, así como la gestión de la caja (dinero en efectivo) en las organizaciones.
Así, para ejecutar las tareas primarias de pronosticar y optimizar los flujos de efectivo de la compañía, la tesorería requiere ser capaz de recabar y analizar datos de una amplia variedad de fuentes de información, lo cual demanda, entre otros aspectos, una comunicación estrecha y efectiva con diversos actores, tanto dentro como fuera de la compañía.
Hoy en día, las tesorerías deben aprovechar la tecnología, digitalización y automatización como palancas fundamentales para su gestión y, por tanto, las preferencias de servicios financieros de valor agregado giran en torno a soluciones que se ajusten a sus necesidades particulares, pensando en ello y en simplificar el día a día, Banco BASE, experto en divisas y pagos internacionales, comparte una serie de recomendaciones para hacer más eficiente la gestión de tesorería de las empresas:
- Trabaja con un presupuesto y/o flujo de tesorería (FT) preciso
Llevar el control de cobro y pagos para mantener la liquidez de la organización, permitiendo una visualización completa de todo lo que entra y sale de tu organización. Presupuesta tu consumo de divisas y si es conveniente pacta una cobertura cambiaria que te permita garantizar el cumplimiento de tal presupuesto.
- Anticípate ante los escenarios
Para tener el control de tu flujo de tesorería es importante identificar las entradas y salidas de efectivo tanto fijas como variables y situarlas en el tiempo para armar las previsiones de tesorería, con ello podrás identificar los escenarios positivos como negativos que puedan afectar en tu organización.
También puedes apoyarte en Instrumentos de Cobertura para minimizar los riesgos por variaciones de tipo de cambio y dar tranquilidad al flujo de capital de trabajo de la empresa. Es importante contar con asesoría experta para realizar un diagnóstico y diseñar una estrategia a la medida.
- Trabaja en la formación de una buena cartera de clientes
Para asegurar la salud financiera de la organización, la cartera de clientes te permitirá tener la visibilidad de los que te han pagado y de los que te deben, teniendo así una cobranza controlada y evitando el riesgo de no cobrar por desconocer la fecha de vencimiento, asimismo, te permitirá ver qué límite de crédito puede ofrecer, si puedes seguir ofreciendo crédito a ciertos clientes, descuentos, entre otros.
- Promueve el pronto pago de las facturas de la organización
Un factoraje financiero puede ayudar a fortalecer tu flujo de efectivo notablemente. Por ejemplo, puedes ofrecer descuentos especiales en caso de que una factura sea liquidada a los quince días o bonificar una entrega con otros productos gratis; esto, además de ser una práctica favorable para el flujo, también puede ser una buena técnica para los pagos de impuestos.
- Promueve las compras en tiempo de tu organización
Tu organización también es cliente para muchos proveedores, para ello es importante conseguir buenas condiciones de pago con tus proveedores para no poner en peligro tu tesorería y agotes el final del plazo para liquidar tus facturas, no olvidando nunca la fecha de vencimiento.
- Controla todos los cobros y pagos
Básicamente es prever, planificar, conciliar, reclamar y proyectar los flujos monetarios de efectivo que tiene tu organización, generalmente a una planificación trimestral.
Es de gran apoyo incorporar sistemas automatizados de información que permitirán a tu organización acceder a datos de gestión de cobro pendientes, así como todos aquellos datos históricos en la relación a pedidos, pagos o volumen de compras, y con ello mantener una buena liquidez.
También hace una gran diferencia tener una banca que te ayude a mitigar errores en tu operación para evitar costos no planeados por comisiones, intereses o cargos por pagos rechazados, además de ofrecer bajos costos en transacciones. Otro ahorro importante es el tiempo, busca que uno de los beneficios de tu banco sea facilitar la operación de tu día a día a través de soluciones eficientes y atención personalizada de un ejecutivo.
- Realiza ahorros de efectivo
Para tener una gestión eficientemente de tesorería, hay que saber ahorrar. Es importante que se destine al menos el 5% de tus beneficios a un ahorro, ya sea de manera trimestral, semestral o anual. Esto ayudará al momento de enfrentarse a duros golpes, contratiempos e imprevistos.
Puedes apoyarte de servicios y plataformas que además de facilitar tu operación generen un ahorro considerable en costos transaccionales, como Cuenta Digital de Banco BASE que te permite administrar los recursos de tu empresa en hasta 8 divisas en un solo lugar a través de banca electrónica con ahorro de hasta 80% en operaciones en dólares. Eliminar riesgos por tipo de cambio y tener una cobertura natural de tu operación en la moneda que utilizas para tus insumos garantizan certeza para tu tesorería.
- Apóyate con los bancos
Infórmate de qué opciones tienes para gestionar una posible tensión de tesorería. Existen muchos productos financieros que pueden ayudarte a superar una tensión puntual en la caja, busca bancos con opciones que te faciliten tu día a día tales como los pagos a proveedores tanto nacionales como extranjeros, que te den un combo en Divisas y Derivados.
- Busca una Línea de crédito
Cuando las cosas marchan bien dentro de tu organización, es un buen momento para buscar líneas de crédito, ya que la organización no estará exenta de pasar por situaciones excepcionales, o bien invertir para hacer crecer tu empresa.
El negociar una línea de crédito cuando las cosas van bien dentro de la organización te permite obtener varias ventajas (mejor tasa, aumento del límite máximo) y podrás beneficiarte de ella automáticamente.
- Utiliza la tecnología
La tecnología y los flujos de trabajo se han convertido en elementos fundamentales para una gestión efectiva de los departamentos de tesorería. Los avances tecnológicos en el ámbito de la tesorería han supuesto grandes ventajas que permiten a sus responsables mejorar su eficiencia y llevar a cabo procesos robustos.
Estas tecnologías te ofrecen información financiera al instante como estados de cuenta, reportes de conciliación bancaria, además te permiten programar pagos y pueden conectarse con plataformas contables (software de planificación de recursos empresariales), ayudando a cumplir con los requisitos de la Contabilidad Electrónica.
En Banco BASE entendemos los retos a los que se enfrentan las tesorerías y ofrecemos soluciones financieras a la medida de tu negocio para ayudarte a agilizar tu gestión del día a día y hacer tu vida más sencilla.
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