Claves para crear un presupuesto anual eficiente

El presupuesto anual es una herramienta esencial para cualquier empresa, especialmente en un entorno tan dinámico como el actual. Para que sea efectivo debe ser realista, estar alineado con los objetivos estratégicos, identificar riesgos y tener la capacidad para adaptarse a los cambios. Aquí te compartimos un marco general con recomendaciones adicionales que te ayudará a planificar un presupuesto sólido para el 2025 y todos los años, considerando aspectos clave del mercado y proyecciones financieras.
 
Estos son los aspectos usualmente considerados para el presupuesto anual

• Proyección de Ventas
• Estimación de Costos y Gastos
• Inversiones en CAPEX
• Gestión del Flujo de Efectivo
  

• Objetivos claros
• Contexto
• Principales riesgos y mitigantes
• Planeación de distintos escenarios
• Distintos stakeholders
• Monitoreo para ajustar e informar
  

Ahora vamos a desglosar cada uno para entender su alcance y trascendencia en un presupuesto anual más eficiente y completo:

1. Definir objetivos claros           

Inicia el proceso de presupuesto estableciendo metas claras y medibles para el año considerando el nuevo escenario económico y las posibles variaciones del tipo de cambio. Esto le da dirección a todas las proyecciones y facilita la alineación de los recursos con los objetivos estratégicos.  

Dependiendo cuál es la meta, la estrategia y el presupuesto deben reflejarse y adaptarse acorde a esa meta, por lo cual deben tener claro cuál es el rumbo y hacia dónde quieren encaminar a la empresa. Idealmente, en un mundo que va cambiando muy rápido, el presupuesto debe estar alineado a un plan estratégico de 3 a 5 años y actualizarse periódicamente con la información más reciente disponible (tanto del desempeño del negocio como del entorno macroeconómico).

2. Analizar el contexto

Antes de proyectar cifras, es esencial comprender el entorno interno y externo. Examinar factores económicos y políticos, identificar tendencias del sector y patrones, evaluar el posicionamiento macro y micro, y considerar aspectos internos de la empresa para tener un marco de referencia adecuado.

Analiza la información histórica, por ejemplo, las elecciones en México y EE. UU. de 2024 pueden traer cambios significativos en el entorno de negocios, principalmente para empresas que exportan e importan, por lo que para 2025 será necesario tomar en cuenta posibles repercusiones de la política económica de Trump en el comercio bilateral que podría afectar a tu sector, así como traer mayor fluctuación del tipo de cambio.  

Toma en cuenta el posicionamiento en el mercado de la empresa, su capacidad productiva y la evolución histórica en ventas; asimismo, evalúa las posibles regulaciones que puedan impactar tu plan estratégico.

Considera todas las áreas de oportunidad que tuviste en ejercicios anteriores y úsalas a tu favor; que las lecciones aprendidas sean siempre un proceso de mejora continua.

3. Proyectar ventas

Estima las ventas con base en datos del ciclo anterior como referencia, pero ajusta según cambios recientes (contratos firmados, órdenes de compra, aumento de precios) y considera la volatilidad del tipo de cambio. Identifica oportunidades que se podrían capitalizar a corto, mediano y largo plazo.

¿Qué debes cuidar? Es importante no asumir que los resultados pasados pueden asegurar resultados futuros, sino pensar en qué tienen que hacer bien y qué tienen que mejorar para volver a repetir ese resultado o mejorarlo.

Tampoco dejes de analizar lo que están haciendo otros participantes en el mercado, pues estar conscientes de que no son los únicos, le obliga a la empresa a ser más competitiva y enfocar los esfuerzos en su presupuesto.

4. Estimar costos y gastos

Realiza una estimación detallada de costos y gastos apegada a la última información disponible que te permita identificar cuál es tu punto de partida y cuáles son los recursos necesarios para cumplir los objetivos sin exceder el presupuesto. Incluye tanto costos fijos como variables y haz un seguimiento muy cercano a las variables macroeconómicas considerando la posibilidad de variaciones por la inflación, así como de distintos escenarios de tipo de cambio para anticipar el impacto en tus márgenes de utilidad.

No caigas en la tentación de subestimar ciertos gastos y costos indirectos (soft costs). Hay ciertos costos hundidos, gastos que a lo mejor no percibes, pero al momento que se acumulan varios de estos costos pueden representar un monto significativo y con ello tener un impacto negativo en el planteamiento del presupuesto.

Lo contrario aplica cuando se habla de eficiencias. No sobrestimes las eficiencias, ya que estas no se dan de la noche a la mañana, tienen cierta curva de ajuste en lo que se van materializando, por lo que es mejor ser conservadores en asumir eficiencias para no llevarse sorpresas.

En términos generales, considerar que típicamente el rubro de gastos del presupuesto suele alcanzarse o agotarse al término del año, muchas veces con independencia del resultado alcanzado en ventas. Consecuentemente, se recomienda procurar un grado de cautela y austeridad en la estimación de gastos a nivel presupuestal.

5. Determinar inversiones en CAPEX

Las inversiones en activos de capital (CAPEX) son cruciales para el crecimiento y sostenibilidad de una empresa. El CAPEX incluye las inversiones en activos fijos como maquinaria, infraestructura, tecnología o propiedades que generan valor futuro; su objetivo suele ser mejorar la eficiencia operativa, aumentar la capacidad de producción o modernizar procesos.

En un mundo que está constantemente cambiando y con mercados evolucionando continuamente, se torna cada vez más relevante que las empresas consideren inversiones en tecnología, mismas que suelen ser de alta cuantía monetaria pero que, dependiendo su naturaleza y uso, pueden amortizarse en el tiempo a nivel resultados.

La diferencia con OPEX es que el OPEX es para gastos operativos recurrentes relacionados con el funcionamiento diario y se registran directamente como costos, mientras que el CAPEX es un gasto de inversión que genera beneficios en el largo plazo y se capitaliza en el balance.

Identifica los proyectos que generen el mayor retorno sobre la inversión (ROI) o que sean críticos para la operación, evalúa el uso de métricas como VAN (Valor Actual Neto), TIR (Tasa Interna de Retorno) y el período de recuperación para tomar decisiones informadas y así considerar cómo los CAPEX influyen en el posicionamiento competitivo del valor sostenible.

Integrar el CAPEX en el presupuesto anual, garantiza recursos suficientes sin comprometer el flujo de caja. Si bien mencionamos que el valor de las inversiones en CAPEX puede amortizarse gradualmente en el estado de resultados, a nivel flujo de efectivo deben reconocerse al momento que se erogan. Un punto a evaluar en este aspecto es el mecanismo óptimo para financiar estas inversiones (lo más eficiente suele ser con una proporción mayoritaria de deuda, ya sea crédito tradicional o bien financiamiento del vendedor o proveedor del CAPEX, pues la deuda suele tener un costo implícito inferior que el capital).

Por último, haz revisiones periódicas para verificar que los proyectos se ejecutan según lo planeado y dentro del presupuesto, de esta manera, cualquier situación que se salga del planteamiento original se podrá considerar para incorporar en tiempo las acciones correctivas a realizar y los mecanismos que se deberán seguir para asegurar la suficiencia de recursos.

6. Calcular y gestionar el flujo de efectivo

En línea con el punto anterior, mantener un flujo de efectivo saludable es crucial para la estabilidad financiera. No solo es ingresos, no solo es gastos, es saber el saldo inicial y final de la caja del negocio al término de cada periodo y evaluar su comportamiento. 

El registro correcto de entradas y salidas de efectivo en un periodo determinado, permite identificar si la empresa tiene liquidez suficiente para operar, invertir y cubrir obligaciones financieras; ayuda a anticipar problemas de liquidez y a tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales, por ello la importancia de actualizar datos mensualmente con montos apegados a la realidad.

Considera las necesidades de capital de trabajo y elige la mejor manera de financiar tus operaciones, ya sea con deuda o capital. Además, no olvides incluir un análisis sobre los costos de financiamiento y la circulación de efectivo en la empresa.

¿Qué debes evitar en este punto? Proyectar únicamente el P&L (Profit & Loss o estado de resultados) del negocio, considerar presupuestos poco detallados y con periodos prolongados de estimación y revisión, o esperar hasta el siguiente ejercicio anual para actualizar estimaciones de flujo. Evita confundir efectos contables capturados en el estado de resultados respecto del requerimiento efectivo en flujo (e.g. depreciación de un activo vs el requerimiento en flujo al momento de la adquisición de dicho activo).

7. Evaluar los principales riesgos y mitigantes

Debes incluir una evaluación de riesgos, ya que es clave para un presupuesto robusto. Empieza identificando los riesgos más relevantes que podrían afectar los resultados financieros y aquellos factores que podrían afectar la estabilidad financiera y entonces define estrategias para mitigarlos.

Es importante al estar evaluando la planeación anual y el presupuesto, pensar en los principales riesgos a los que van a enfrentarse y qué mitigantes pudiera haber. Hagan un proceso introspectivo para identificar qué elementos tienen para mitigar estos riesgos y generar la menor volatilidad posible.

Contar con un formato que muestre el saldo de efectivo final por semana, quincena y mes, ayuda a identificar de forma anticipada  los saldos negativos para incluir estrategias de financiamiento o replantear estrategias.

8. Plantear distintos escenarios

La incertidumbre es una constante en los negocios, por lo que desarrollar planes de contingencia es vital. Imagina posibles escenarios (optimista, conservador y pesimista o desde el peor hasta el mejor): “¿qué pasaría si se materializa este riesgo?”, “¿qué pasaría si se materializan todos los riesgos al mismo tiempo?”, “¿cómo se vería mi situación financiera y qué tendría que hacer?”. 

Corre esos escenarios, analiza cuál es el impacto de este tipo de circunstancias y si existen o se pueden diseñar medidas para aminorar los efectos. Esto te permitirá adaptarte a la gran mayoría de eventualidades, proteger el flujo de efectivo y la rentabilidad y tomar decisiones informadas en cada situación.

Consideren el uso de coberturas cambiarias si aún no lo han hecho. Las coberturas son instrumentos financieros ideales para proteger tu presupuesto y tus proyectos de inversión ante movimientos abruptos del tipo de cambio, ya que te permiten diseñar estrategias para mitigar riesgos y minimizar su impacto en la operación. 

Recuerda, el beneficio de tener mayor certidumbre en un presupuesto compensa más que el potencial costo que pudieran tener ese tipo de herramientas.

9. Involucrar a distintos stakeholders en la revisión y aprobación

La participación de distintos departamentos y miembros de la empresa en la construcción y revisión del presupuesto es clave. Reúne diferentes puntos de vista y considera las necesidades específicas de cada área para enriquecer lo más posible ese presupuesto anual. Así, no solo se construye un presupuesto más integral, sino que también se logra el compromiso de todo el equipo para alcanzar las metas propuestas.

Generar un presupuesto es un proceso que se tiene que llevar de la mano principalmente con los equipos de negocio, quienes tienen la sensibilidad de lo que están viendo en el mercado, lo que están anticipando, hacia dónde se está moviendo el mercado y la capacidad de la empresa para navegar en ese movimiento constante.

10. Monitorear, ajustar e informar

Un buen presupuesto no es estático. Es importante monitorear de cerca su cumplimiento a lo largo del año, tener la flexibilidad de ajustar proyecciones si es necesario según las condiciones del mercado y el desempeño de la empresa, implementar sistemas de seguimiento de metas, así como comunicar los avances, cómo va evolucionando y, si hubiera cambios, también informar en tiempo para que toda la empresa esté hablando el mismo idioma en cuanto a presupuesto.

Con una planificación cuidadosa y la implicación de todos los equipos, tu empresa estará mejor preparada para enfrentar los retos y aprovechar las oportunidades del próximo año.

Por último, es sumamente importante tener presente que la estrategia debe ser la causa del presupuesto, no al revés, el presupuesto no debe guiar la estrategia de la empresa. Cuida que se respete en todo momento la estrategia y que el presupuesto sea un reflejo de la misma. 

Claves para crear un presupuesto anual eficiente

El presupuesto anual es una herramienta esencial para cualquier empresa, especialmente en un entorno tan dinámico como el actual. Para que sea efectivo debe ser realista, estar alineado con los objetivos estratégicos, identificar riesgos y tener la capacidad para adaptarse a los cambios. Aquí te compartimos un marco general con recomendaciones adicionales que te ayudará a planificar un presupuesto sólido para el 2025 y todos los años, considerando aspectos clave del mercado y proyecciones financieras.
 
Estos son los aspectos usualmente considerados para el presupuesto anual

• Proyección de Ventas
• Estimación de Costos y Gastos
• Inversiones en CAPEX
• Gestión del Flujo de Efectivo
  

• Objetivos claros
• Contexto
• Principales riesgos y mitigantes
• Planeación de distintos escenarios
• Distintos stakeholders
• Monitoreo para ajustar e informar
  

Ahora vamos a desglosar cada uno para entender su alcance y trascendencia en un presupuesto anual más eficiente y completo:

1. Definir objetivos claros           

Inicia el proceso de presupuesto estableciendo metas claras y medibles para el año considerando el nuevo escenario económico y las posibles variaciones del tipo de cambio. Esto le da dirección a todas las proyecciones y facilita la alineación de los recursos con los objetivos estratégicos.  

Dependiendo cuál es la meta, la estrategia y el presupuesto deben reflejarse y adaptarse acorde a esa meta, por lo cual deben tener claro cuál es el rumbo y hacia dónde quieren encaminar a la empresa. Idealmente, en un mundo que va cambiando muy rápido, el presupuesto debe estar alineado a un plan estratégico de 3 a 5 años y actualizarse periódicamente con la información más reciente disponible (tanto del desempeño del negocio como del entorno macroeconómico).

2. Analizar el contexto

Antes de proyectar cifras, es esencial comprender el entorno interno y externo. Examinar factores económicos y políticos, identificar tendencias del sector y patrones, evaluar el posicionamiento macro y micro, y considerar aspectos internos de la empresa para tener un marco de referencia adecuado.

Analiza la información histórica, por ejemplo, las elecciones en México y EE. UU. de 2024 pueden traer cambios significativos en el entorno de negocios, principalmente para empresas que exportan e importan, por lo que para 2025 será necesario tomar en cuenta posibles repercusiones de la política económica de Trump en el comercio bilateral que podría afectar a tu sector, así como traer mayor fluctuación del tipo de cambio.  

Toma en cuenta el posicionamiento en el mercado de la empresa, su capacidad productiva y la evolución histórica en ventas; asimismo, evalúa las posibles regulaciones que puedan impactar tu plan estratégico.

Considera todas las áreas de oportunidad que tuviste en ejercicios anteriores y úsalas a tu favor; que las lecciones aprendidas sean siempre un proceso de mejora continua.

3. Proyectar ventas

Estima las ventas con base en datos del ciclo anterior como referencia, pero ajusta según cambios recientes (contratos firmados, órdenes de compra, aumento de precios) y considera la volatilidad del tipo de cambio. Identifica oportunidades que se podrían capitalizar a corto, mediano y largo plazo.

¿Qué debes cuidar? Es importante no asumir que los resultados pasados pueden asegurar resultados futuros, sino pensar en qué tienen que hacer bien y qué tienen que mejorar para volver a repetir ese resultado o mejorarlo.

Tampoco dejes de analizar lo que están haciendo otros participantes en el mercado, pues estar conscientes de que no son los únicos, le obliga a la empresa a ser más competitiva y enfocar los esfuerzos en su presupuesto.

4. Estimar costos y gastos

Realiza una estimación detallada de costos y gastos apegada a la última información disponible que te permita identificar cuál es tu punto de partida y cuáles son los recursos necesarios para cumplir los objetivos sin exceder el presupuesto. Incluye tanto costos fijos como variables y haz un seguimiento muy cercano a las variables macroeconómicas considerando la posibilidad de variaciones por la inflación, así como de distintos escenarios de tipo de cambio para anticipar el impacto en tus márgenes de utilidad.

No caigas en la tentación de subestimar ciertos gastos y costos indirectos (soft costs). Hay ciertos costos hundidos, gastos que a lo mejor no percibes, pero al momento que se acumulan varios de estos costos pueden representar un monto significativo y con ello tener un impacto negativo en el planteamiento del presupuesto.

Lo contrario aplica cuando se habla de eficiencias. No sobrestimes las eficiencias, ya que estas no se dan de la noche a la mañana, tienen cierta curva de ajuste en lo que se van materializando, por lo que es mejor ser conservadores en asumir eficiencias para no llevarse sorpresas.

En términos generales, considerar que típicamente el rubro de gastos del presupuesto suele alcanzarse o agotarse al término del año, muchas veces con independencia del resultado alcanzado en ventas. Consecuentemente, se recomienda procurar un grado de cautela y austeridad en la estimación de gastos a nivel presupuestal.

5. Determinar inversiones en CAPEX

Las inversiones en activos de capital (CAPEX) son cruciales para el crecimiento y sostenibilidad de una empresa. El CAPEX incluye las inversiones en activos fijos como maquinaria, infraestructura, tecnología o propiedades que generan valor futuro; su objetivo suele ser mejorar la eficiencia operativa, aumentar la capacidad de producción o modernizar procesos.

En un mundo que está constantemente cambiando y con mercados evolucionando continuamente, se torna cada vez más relevante que las empresas consideren inversiones en tecnología, mismas que suelen ser de alta cuantía monetaria pero que, dependiendo su naturaleza y uso, pueden amortizarse en el tiempo a nivel resultados.

La diferencia con OPEX es que el OPEX es para gastos operativos recurrentes relacionados con el funcionamiento diario y se registran directamente como costos, mientras que el CAPEX es un gasto de inversión que genera beneficios en el largo plazo y se capitaliza en el balance.

Identifica los proyectos que generen el mayor retorno sobre la inversión (ROI) o que sean críticos para la operación, evalúa el uso de métricas como VAN (Valor Actual Neto), TIR (Tasa Interna de Retorno) y el período de recuperación para tomar decisiones informadas y así considerar cómo los CAPEX influyen en el posicionamiento competitivo del valor sostenible.

Integrar el CAPEX en el presupuesto anual, garantiza recursos suficientes sin comprometer el flujo de caja. Si bien mencionamos que el valor de las inversiones en CAPEX puede amortizarse gradualmente en el estado de resultados, a nivel flujo de efectivo deben reconocerse al momento que se erogan. Un punto a evaluar en este aspecto es el mecanismo óptimo para financiar estas inversiones (lo más eficiente suele ser con una proporción mayoritaria de deuda, ya sea crédito tradicional o bien financiamiento del vendedor o proveedor del CAPEX, pues la deuda suele tener un costo implícito inferior que el capital).

Por último, haz revisiones periódicas para verificar que los proyectos se ejecutan según lo planeado y dentro del presupuesto, de esta manera, cualquier situación que se salga del planteamiento original se podrá considerar para incorporar en tiempo las acciones correctivas a realizar y los mecanismos que se deberán seguir para asegurar la suficiencia de recursos.

6. Calcular y gestionar el flujo de efectivo

En línea con el punto anterior, mantener un flujo de efectivo saludable es crucial para la estabilidad financiera. No solo es ingresos, no solo es gastos, es saber el saldo inicial y final de la caja del negocio al término de cada periodo y evaluar su comportamiento. 

El registro correcto de entradas y salidas de efectivo en un periodo determinado, permite identificar si la empresa tiene liquidez suficiente para operar, invertir y cubrir obligaciones financieras; ayuda a anticipar problemas de liquidez y a tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales, por ello la importancia de actualizar datos mensualmente con montos apegados a la realidad.

Considera las necesidades de capital de trabajo y elige la mejor manera de financiar tus operaciones, ya sea con deuda o capital. Además, no olvides incluir un análisis sobre los costos de financiamiento y la circulación de efectivo en la empresa.

¿Qué debes evitar en este punto? Proyectar únicamente el P&L (Profit & Loss o estado de resultados) del negocio, considerar presupuestos poco detallados y con periodos prolongados de estimación y revisión, o esperar hasta el siguiente ejercicio anual para actualizar estimaciones de flujo. Evita confundir efectos contables capturados en el estado de resultados respecto del requerimiento efectivo en flujo (e.g. depreciación de un activo vs el requerimiento en flujo al momento de la adquisición de dicho activo).

7. Evaluar los principales riesgos y mitigantes

Debes incluir una evaluación de riesgos, ya que es clave para un presupuesto robusto. Empieza identificando los riesgos más relevantes que podrían afectar los resultados financieros y aquellos factores que podrían afectar la estabilidad financiera y entonces define estrategias para mitigarlos.

Es importante al estar evaluando la planeación anual y el presupuesto, pensar en los principales riesgos a los que van a enfrentarse y qué mitigantes pudiera haber. Hagan un proceso introspectivo para identificar qué elementos tienen para mitigar estos riesgos y generar la menor volatilidad posible.

Contar con un formato que muestre el saldo de efectivo final por semana, quincena y mes, ayuda a identificar de forma anticipada  los saldos negativos para incluir estrategias de financiamiento o replantear estrategias.

8. Plantear distintos escenarios

La incertidumbre es una constante en los negocios, por lo que desarrollar planes de contingencia es vital. Imagina posibles escenarios (optimista, conservador y pesimista o desde el peor hasta el mejor): “¿qué pasaría si se materializa este riesgo?”, “¿qué pasaría si se materializan todos los riesgos al mismo tiempo?”, “¿cómo se vería mi situación financiera y qué tendría que hacer?”. 

Corre esos escenarios, analiza cuál es el impacto de este tipo de circunstancias y si existen o se pueden diseñar medidas para aminorar los efectos. Esto te permitirá adaptarte a la gran mayoría de eventualidades, proteger el flujo de efectivo y la rentabilidad y tomar decisiones informadas en cada situación.

Consideren el uso de coberturas cambiarias si aún no lo han hecho. Las coberturas son instrumentos financieros ideales para proteger tu presupuesto y tus proyectos de inversión ante movimientos abruptos del tipo de cambio, ya que te permiten diseñar estrategias para mitigar riesgos y minimizar su impacto en la operación. 

Recuerda, el beneficio de tener mayor certidumbre en un presupuesto compensa más que el potencial costo que pudieran tener ese tipo de herramientas.

9. Involucrar a distintos stakeholders en la revisión y aprobación

La participación de distintos departamentos y miembros de la empresa en la construcción y revisión del presupuesto es clave. Reúne diferentes puntos de vista y considera las necesidades específicas de cada área para enriquecer lo más posible ese presupuesto anual. Así, no solo se construye un presupuesto más integral, sino que también se logra el compromiso de todo el equipo para alcanzar las metas propuestas.

Generar un presupuesto es un proceso que se tiene que llevar de la mano principalmente con los equipos de negocio, quienes tienen la sensibilidad de lo que están viendo en el mercado, lo que están anticipando, hacia dónde se está moviendo el mercado y la capacidad de la empresa para navegar en ese movimiento constante.

10. Monitorear, ajustar e informar

Un buen presupuesto no es estático. Es importante monitorear de cerca su cumplimiento a lo largo del año, tener la flexibilidad de ajustar proyecciones si es necesario según las condiciones del mercado y el desempeño de la empresa, implementar sistemas de seguimiento de metas, así como comunicar los avances, cómo va evolucionando y, si hubiera cambios, también informar en tiempo para que toda la empresa esté hablando el mismo idioma en cuanto a presupuesto.

Con una planificación cuidadosa y la implicación de todos los equipos, tu empresa estará mejor preparada para enfrentar los retos y aprovechar las oportunidades del próximo año.

Por último, es sumamente importante tener presente que la estrategia debe ser la causa del presupuesto, no al revés, el presupuesto no debe guiar la estrategia de la empresa. Cuida que se respete en todo momento la estrategia y que el presupuesto sea un reflejo de la misma.