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Optimiza procesos de tu área para mejorar la productividad
Banco BASE

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17/07/2017

Tu área va por buen camino y estas casi seguro de que contribuye con el éxito de la empresa; pero antes de cantar victoria, revisa qué tan productiva es analizando cada uno de sus procesos.

Esos cuellos de botella que a veces entorpecen el flujo de la operación de tu departamento causan tiempos de espera innecesarios en el área de producción, atrasos en las entregas, reducción en el flujo de efectivo y por lo tanto, reducciones en la rentabilidad de la empresa.

Esto representa un desperdicio de recursos financieros y de capital humano, el más importante, pues de su estado de ánimo depende la productividad de la organización.

¿Qué hacer?

Para detectar y cambiar los procesos que tal vez todavía no te están llevando al éxito con los mejores resultados, estos son los pasos que debes seguir:

  1. Contar con el apoyo y validación de la alta gerencia, desde el director general hasta el director financiero. Además de que la iniciativa de cambio cobrará visibilidad, también el equipo que la lleve a cabo tendrá autoridad validada por sus superiores y contará con los recursos para su labor.

  2. Analiza a fondo la situación y detecta lo que está funcionando mal para que desarrolles una estrategia dando prioridad a lo más urgente.

  3. Enmarca el proceso destinado al cambio dentro de la operación en general. Si cambias un área esto seguramente tendrá efecto en las otras, asegúrate de que todos los engranes encajen.

  4. Haz que los diferentes encargados de los procesos dialoguen entre sí y vean la manera de que sus actividades se enlacen y cómo se puede ahorrar tiempo.

  5. Involucra a las personas interesadas. De su participación dependerá el éxito de la iniciativa de cambio.

  6. Realiza una representación visual de cómo opera un proceso y quiénes intervienen en él y cómo se enlaza con otras áreas. Esto facilitará la toma de decisiones.

  7. Plantea varios escenarios y analiza sus resultados.

  8. Determina un parámetro de medición. En una empresa, ninguna acción es válida si no se pueden medir sus resultados.

¿Qué tomar en cuenta?

Al momento de analizar los procesos, es conveniente que identifiques cuáles son los procesos formales y los informales. Los primeros difícilmente se pueden cambiar pues obedecen a razones legales o financieras. Los segundos son los que se han creado dentro de la propia empresa para realizar sus operaciones.

En ambos casos, la finalidad de establecer un proceso es facilitar la forma en que se trabaja para obtener los mejores resultados. Cuando no es así, los problemas que la organización podría enfrentar incluyen:

  • Mala atención al cliente.
  • Productos o servicios de mala calidad.
  • Frustración del personal.
  • Duplicación de funciones.
  • Aumento de costos.
  • Entorpecimiento de las operaciones.
  • Baja productividad.

¿Cómo mejorar?

Lo que está en juego es la viabilidad de la empresa, así que entender cómo mejorar la productividad y rentabilidad es esencial.

Además de los consejos para cambiar procesos, es importante que reconozcas las señales que te indicarán cuándo es momento de emprender acciones.

Para ello, convierte en un hábito observar continuamente cómo opera tu área siguiendo estos tips:

  1. Identifica áreas a las que se destine demasiado tiempo y estén afectando a la productividad.

  2. Crea gráficas de flujo de los procesos para que conozcas a fondo la operación de cada área.

  3. No te encierres en tu oficina y da seguimiento presencial a lo que ocurre en la empresa durante las operaciones.

  4. Identifica la raíz de los problemas y abórdalos directamente.

  5. No te cierres tú mismo a los cambios y contagia esa apertura a tus empleados.

Hablar de cambios puede ser atemorizante, pero uno de los fundamentos de una empresa exitosa es su flexibilidad para responder a nuevos retos, tanto internos como externos.

No desatiendas la operación habitual de tu empresa, ni te confíes en que "así han funcionado las cosas". Revisa procesos, identifica problemas y cambia lo que sea necesario para mejorar su productividad y rentabilidad. 

Manual práctico para Planeación y Gestión Financiera en la Empresa

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