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Educación Financiera
La medición de tiempo para la rentabilidad de una empresa
Banco BASE

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19/09/2019

¿Sabías que en una organización, el tiempo en verdad es oro? Si eres empresario, este concepto es importante de considerar en la administración de los recursos humanos y de tu organización, ya que el buen funcionamiento y el orden de los procesos requieren mantenerse optimizados.

Conocer los beneficios de saber gestionar el tiempo y los costos, podrá darte una idea de cómo se relacionan estas dos áreas fuertemente.

Si, por ejemplo, no cumples con una fecha límite, podrías recibir un recargo o aumento de costos. Administrar el tiempo y los costos tiene numerosos beneficios para el negocio. Algunos de estos son:

  • Menor estrés. Al manejar bien tu tiempo, queda algo de tiempo libre o, al menos, puedes finalizar los proyectos sin carreras. De igual forma, cuando administras bien el dinero, te preocuparás menos sobre el tema.
  • Buscar otras metas. Administrar eficazmente los costos significa no gastar de más. Hacer esto podría llevarte a aumentar los ingresos y las ganancias. Si gestionas el tiempo adecuadamente, podrías finalizar el cronograma y tener oportunidad de buscar otras alternativas de proyectos. Así, gestionar costos y tiempo, se convierte en una herramienta para poder buscar otros objetivos y metas.
  • Dar prioridad a las cosas. Es muy común que aunque se dedique atención a la gestión de tiempo y costos, no sea posible hacer todo lo que se planeó inicialmente. Así que aprendes a priorizar y decidir qué temas necesitan tus recursos y atención. En caso de que quieras hacer más con el dinero y el tiempo, requieres encontrar cómo ser más eficiente.
  • Sensación de logro. La gente frecuentemente siente gusto cuando puede hacer todo lo que se propone. De igual forma, cuando tu gestión de costos te permita que en tu empresa se asuman proyectos adicionales, mantengas empleados, ofrezcas beneficios y sostengas a tu organización en el mercado, estarás alcanzando logros importantes.
  • Lazos fuertes. Otra ventaja de gestionar el tiempo es que tienes más oportunidades para estar con la gente. Podrás conocer a tus empleados y, al comprenderlos, puedes administrarlos de mejor forma, además de que si les pones atención, tendrás más lealtad de su parte y se quedarán más tiempo en tu empresa.
  • Atención y claridad. Para administrar el tiempo y los costos necesitas recopilar y analizar datos. Esta actividad te hace poner atención a lo que ocurre en el mercado y en tu negocio. Así puedes planificar y tomar decisiones bien informadas para lograr metas.
  • Responsabilidad. Si quieres administrar tanto el tiempo como los costos, tendrás asignadas personas a tareas específicas, con fechas de entrega para esas tareas. Cuando se trata de administrar el tiempo y se establecen días de entrega, los empleados se enfocan más al trabajo y pasan más tiempo realizando tareas del mismo. Esto puede aumentar la productividad y los ingresos. Administrar costos ayuda igualmente a encontrar responsables de fraude si llegara a darse.
  • Expectativas realistas. Al administrar algo, se establecen estándares para medir el éxito. Si se administra el tiempo, el éxito puede ser completar un reporte dentro de 3 días. Cuando lo que se espera de los empleados queda claro, les resultará más fácil hacer el trabajo y tener mejor comprensión de lo que podría ocurrir si no cumplen con su trabajo.

Comunicación ante todo

Para aumentar y medir la productividad es importante que sepas comunicar las reglas del juego a tus empleados.

Aunque vivamos en la época de las telecomunicaciones y las redes de interacción predominan, muchas veces no queda claro qué se espera de cada persona.

Comunicar la forma en que se administrará el tiempo y la productividad en tu negocio puede ayudar a que todos operen mejor.

¿Y qué medir?

Algunas sugerencias para medir más específicamente te permitirán administrar eficientemente la productividad. Lee algunas propuestas que pueden resultar útiles:

Estrategia 1: Retroalimentación de 360 ​​grados. Recopila comentarios generados por los compañeros de trabajo para medir la productividad de un empleado. En ciertas situaciones puede ser una excelente idea. Ser evaluado por sus pares, considerando a los que están como subordinados o como jefes, puede arrojar mucha información sobre alguien. En este caso, todo el equipo necesita comprender bien las diferentes funciones.

Esta estrategia solamente funciona en un ambiente donde el equipo interactúa constantemente y se encuentran unidos. Antes de aplicar esta dinámica es necesario ofrecer capacitación para asegurar resultados y que todos sepan cómo brindar retroalimentación adecuada, sin permitir que predominen sentimientos personales que enjuicien a las personas.

Estrategia 2: El Monitor Social Media. Existe en algunas empresas la cultura de que cualquier empleado que publique en las redes sociales o que se meta a internet durante su jornada laboral está siendo menos productivo que aquellos compañeros que no entran a las mismas.

Sin embargo, medir esta actividad puede resultar difícil y no tan efectivo como convencer a los empleados del valor de su tiempo en el trabajo.

Estrategia 3: El beneficio = Estrategia de productividad

Las ganancias son todo en el ambiente de los negocios. Por ello, medir la productividad de tu empresa según las ganancias tiene sentido. Para las Pymes, la medición de la productividad en términos de ganancias constantemente se considera la mejor.

No obstante, en las empresas como las agencias creativas, la medición de las ganancias también garantiza que los empleados no sean penalizados por el tiempo dedicado a pensar creativamente o por trabajar en los detalles que den mejores productos al cliente. Sus resultados se miden por el beneficio que generan a la empresa.

La principal medida de productividad = beneficio es el “índice de efectividad del equipo”, que mide cuánto beneficio bruto gana la agencia por cada peso gastado en sueldos. Así, medir las ganancias en función del tiempo es mejor, puesto que el equipo trabaja de manera más inteligente, no más tiempo.

Estrategia 4: Cuando se logra más, hay mayor productividad. ¿Se puede medir la productividad simplemente por cuánto se logra? Parece que sí. No importa cuántos minutos se gastan en una tarea o cuándo se gastan, sino solamente qué tareas se completan.

Podrías dividir los proyectos en tareas individuales y cada tarea asignarla al empleado que mejor pueda manejarla. Cada quien tiene sus propios KPI en términos de tareas. Podrá rastrear sus tiempos individualmente por día, semana o mes.

Que todos estén informados sobre los objetivos y momentos importantes del proyecto será garantía para que el mismo fluya. Poner énfasis en la finalización de cada tarea, en vez de las horas utilizadas, puede resultar positivo.

Estrategia 5: La estrategia de registro diario. Algunos dueños de negocio solamente quieren mantener a su equipo en la tarea y no se preocupan tanto por la producción, sino por la capacidad de mantenerse en la tarea. Generan que su equipo brinde actualizaciones diarias sobre la tarea en la que están y lo que han logrado.

Si te decides por esta dinámica, puedes hacer tu check-list como prefieras:

  • Por teléfono o mediante una llamada de conferencia.
  • A través de Hangouts de Google: incluso puedes hacer un evento diario en tu calendario.
  • En un canal dedicado de Slack, herramienta de comunicación en equipo.
  • A través de una reunión matutina los lunes por la mañana estilo Round-Robin (se asigna un tiempo concreto para cada aportación de manera ordenada y dándole la misma importancia).
  • En un correo electrónico rápido.

Un check-in diario puede provocar maravillas entre los empleados que necesitan validación por un trabajo duro. Sin embargo, puede resultar abrumador para ciertos tipos de personalidad. Si se hace incorrectamente, podría convertirse en microgestión, lo que has de evitar completamente.

Recuerda que hay mejores resultados donde predomina la confianza y cada miembro es responsable de sus propios plazos.

Medir el tiempo y la productividad no solamente será útil para ti, como propietario de una empresa, para que alcances tus metas más rápido; también brinda una visión valiosa del valor que tu organización y tu equipo tienen en el mercado.

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