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Finanzas Negocios
La importancia de la caja chica en la tesorería de tu negocio
Banco BASE

Banco BASE

25/09/2017

Uno de los principales problemas de las empresas es el control de la caja chica, pues las entradas insuficientes o las salidas excesivas y no justificadas influyen directamente en las finanzas de toda organización. 

Sin importar el tamaño de tu empresa, su éxito se refleja en el estado de su flujo de caja, y una gestión profesional de la misma resulta en la buena administración de la compañía en general y una mayor rentabilidad.

Pero, desde siempre, esa ha sido un área de la contabilidad de las compañías donde se presentan las malas prácticas. Una de ellas es echar mano del dinero de la caja para la adquisición de artículos o servicios que no son necesarios para las actividades empresariales de la corporación.

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El apoyo de la tecnología

Por tanto, la gestión de la tesorería es de vital importancia para todo tipo de compañías, desde pequeñas y medianas empresas hasta multinacionales. Recuerda que uno de los factores que influyen para un óptimo crecimiento de la empresa es un estricto uso de la caja chica.

Mediante la automatización, la tecnología se ha convertido en una buena herramienta para transparentar y evitar los errores en el manejo del flujo de caja.

Algunas de las nuevas aplicaciones y funcionalidades que permite la tecnología incluyen la emisión de tarjetas corporativas, las cuales permiten un mejor control de los gastos de las personas autorizadas a usarlas y facilitan la tarea de cotejar, justificar y deducir fiscalmente, si es el caso, las erogaciones.

Además de que se mejora la productividad del departamento de contabilidad, la empresa tendrá mejor oportunidad de crecimiento,  pues la tecnología abre una puerta a un sinfín de opciones para la interacción, que serán una piedra angular en la evolución de la organización.

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La automatización ahorra tiempo y dinero

La automatización de todos los procesos de la caja chica hará que el buen funcionamiento de esa área sea algo obligatorio y cotidiano.

Esas herramientas y recursos tecnológicos, explotados al máximo, pueden hacer que tu empresa descubra su verdadero potencial y encuentre nuevas oportunidades.

Investiga qué sistemas y aplicaciones puedes introducir en tu negocio para que el manejo transparente y óptimo de su caja chica resulte en menores costos operativos, una mejor gestión de las finanzas y una mayor rentabilidad.

Recurre a empresas de servicios de software y de computación en la nube que te ofrezcan no solo innovación, sino también asesoría personalizada y acompañamiento durante las etapas de instalación, capacitación y ejecución inicial de sus sistemas.

Las ventajas de un buen manejo

Dos condiciones para la óptima gestión de la caja chica son que la persona encargada de llevarla sea honesta y ordenada, y ese buen manejo significará grandes ventajas para tu empresa, entre ellas:

  • Registrar y justificar con facilidad los pagos menores.
  • Asentarlos correctamente en los libros contables.
  • Archivar los gastos en forma agrupada, lo que agiliza su deducibilidad.
  • Mejorar la asignación y control de los presupuestos.

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Los errores que debes evitar

Para que siempre sea así y no se dé un mal uso a los fondos de la caja chica, te recomendamos evitar a toda costa los siguientes errores:

  1. Dejar sin justificar algunos gastos, aunque sean mínimos. Estos desembolsos pequeños se irán sumando hasta representar pérdidas importantes para tu empresa, pues pasarán inadvertidos y no te darás cuenta de la merma económica hasta que sea demasiado tarde. Llevar un registro detallado, además, te ayudará a identificar los gastos injustificados que no aportan a la actividad productiva de tu organización.

  2. Utilizar el dinero de la caja chica para hacer "préstamos" a la empresa. Debes llevar por separado tus costos operativos de los pequeños gastos administrativos. Si los mezclas, no podrás saber si tus precios son los correctos o si el negocio está siendo rentable.

  3. No tener una política de gastos. Tus empleados deben tener claro qué se puede pagar con los fondos de la caja chica y qué tipo de comprobantes deben presentar para justificarlos y que se pueda tramitar su deducibilidad. Si el personal hace un mal uso del dinero por falta de información, la culpa no será de ellos, sino tuya, al igual que las pérdidas.

  4. No solicitar firmas de las personas que reciban dinero de la caja chica. Hacer a tus empleados responsables mediante un vale de caja es la mejor manera de asegurarte de que le den un uso correcto a los fondos y de evitarles la tentación de sustraerlo indebidamente.

  5. No tener copias de seguridad del registro. Lo lleves electrónicamente o a mano, siempre es buena idea tener una copia de las entradas y salidas del dinero, pues así te protegerás contra cualquier pérdida de la información.

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La caja chica es indispensable para hacer compras menores que solo se pueden hacer en efectivo como los gastos en insumos de oficina y transporte para llevar a cabo las actividades productivas de la organización.

Del buen manejo de estos fondos depende que evites los desembolsos injustificados y los robos hormiga que, sumados, pueden representar importantes pérdidas para tu negocio.

Cuida tus recursos incluso en los pequeños gastos y estarás apuntalando la rentabilidad de tu empresa.

El Director Financiero del Futuro

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