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¿Qué debes saber antes de otorgar tarjetas de crédito corporativas?
Banco BASE

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4/08/2017

Para mejorar la productividad y eficiencia de tus empleados, es buena idea darles tarjetas de crédito corporativas a algunos de ellos para facilitar ciertos pagos.

Uno de los fundamentos de una empresa exitosa es la buena gestión de los recursos para obtener los mayores beneficios. El control de los gastos corporativos es una parte fundamental de esa estrategia.

Las tarjetas de crédito corporativas son una herramienta muy útil en este aspecto, pues por un lado evitan que los empleados hagan uso de su propio dinero para hacer pagos correspondientes al negocio; y por otro, permiten que la empresa ejerza un mayor control sobre cuánto y en qué se gasta.

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Sus beneficios

Las tarjetas corporativas ofrecen varios beneficios, entre ellos facilitar a los empleados el desempeño de su trabajo y mejorar su productividad, pues podrán hacer los gastos que requiera su labor sin perder tiempo solicitando los recursos financieros que necesiten cada vez.

También, la automatización de asignación de presupuestos, presentación de comprobantes y trámites de deducibilidad ahorran tiempo y dinero, tanto al empleado como a la empresa.

Pero su principal ventaja es que es posible llevar un registro puntual de los gastos corporativos y con esta información, el director financiero puede hacer las correcciones necesarias en el momento oportuno para evitar que la acumulación de gastos atípicos se conviertan en un problema que afecte la rentabilidad de la empresa.

Lo que hay que cuidar

Antes de asignar tarjetas corporativas a los empleados es esencial establecer una política de gastos empresariales que sea seguida por todos y garantice que no habrá excesos ni desvíos, permitiendo que la comprobación y deducibilidad de gastos se haga correctamente.

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Para minimizar el riesgo de un mal uso de las tarjetas de crédito corporativas, sigue estos consejos:

  • Establece expectativas. Como parte de tu política, debes aclarar la responsabilidad de tus empleados, definir en qué casos se pueden utilizar, hasta qué monto es admisible y señalar cuál es la documentación comprobatoria aceptable.

  • Asegúrate de que la política de gastos corporativos sea conocida. Todos los empleados con acceso a una tarjeta corporativa deberían estar consciente de la existencia de la política de gastos y apegarse a ella, pero debes asegurarte de que están plenamente conscientes de los parámetros de gastos admitidos y se comprometan a cumplirlos mediante un documento firmado.

  • Mantén el control de los gastos. En el aspecto de los gastos, ser flexible puede ser muy costoso. Como director financiero, debes recordar a los gerentes de cada área que se les responsabiliza del buen uso de los recursos asignados en las tarjetas corporativas para que tengan cuidado de llevar un control continuo de los gastos. Al saberse supervisados estrechamente, será menos probable que los empleados se excedan en el uso de sus tarjetas.

  • Establece límites de gastos. La ventaja de las nuevas tecnologías detrás de las tarjetas corporativas es que puedes asignar presupuestos y límites de uso a cada una, dependiendo de la labor o misión del empleado que la usará. Debes dejarles en claro que si llegan a utilizar más de su límite establecido, y en caso de que no haya sido una emergencia relacionada con el trabajo, el excedente se les descontará de su nómina.

  • Realiza revisiones periódicas del plan de gastos. Lo ideal es que se lleven a cabo anualmente, junto con las planeaciones financiera y estratégica, pues de estas dependerán la frecuencia de uso de las tarjetas de acuerdo con las labores que se asignarán a los empleados. Pero también son importantes para reconocer áreas problemáticas y dónde es posible reducir gastos y dónde es necesario aumentarlos.

  • Da seguimiento a los gastos. Asignar a una persona para supervisar los gastos y la presentación de documentos comprobatorios permitirá identificar problemas de empleados que no justifican a tiempo o adecuadamente los pagos que hayan realizado o que de algún modo no están cumpliendo con la política de gastos. Esto permitirá realizar acciones correctivas a tiempo y en caso necesario, imponer medidas disciplinarias al empleado infractor.

  • Considera los casos atípicos. Siempre puede haber gastos imprevistos, pero debes poder identificarlos y diferenciarlos de los indebidos. Identificar si fueron indispensables para la función laboral del empleado es el primer paso; en cuyo caso estarán justificados. Si se debieron a una emergencia del empleado durante un viaje; por ejemplo, también se justificarán pero deberán ser descontados de su nómina. Si no fueron gastos derivados de las funciones del empleado ni en respuesta a una emergencia, entonces se deberán emprender acciones disciplinarias.

  • Comparte el riesgo. La política debería ser que el empleado sea responsable del uso de la tarjeta, justifique los gastos relacionados con la empresa y, en caso de incurrir en otro tipo de gastos, asuma su responsabilidad de pagarlos.

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¿A quién asignarlas?

Elegir a qué empleados asignar una tarjeta corporativa dependerá de sus funciones dentro de la organización

¿Realiza viajes de negocios? ¿Debe hacer frecuentes gastos de representación en su contacto con los clientes? ¿Maneja la caja chica y debe pagar continuamente insumos necesarios para el buen funcionamiento de la oficina?

Por lógica, estos empleados deben ser honestos y responsables, pues de lo contrario estarías enfrentando un problema de confianza y de mal uso de recursos que afectaría los resultados generales de la empresa.

Otorgar tarjetas corporativas facilitará el manejo de tus recursos y la productividad de tu capital humano; siempre que los empleados que cuenten con el privilegio estén al nivel de responsabilidad que se les asigne.

Aprovecha la tecnología para establecer límites a las tarjetas y dar seguimiento a los establecimientos y conceptos en que son utilizadas.

La gestión de los gastos empresariales se lleva mucho mejor cuando se utilizan sistemas de control que permiten detectar problemas e implementar soluciones oportunamente.

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