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Finanzas
Consejos para tener una contabilidad ordenada
Banco BASE

Banco BASE

29/12/2017

Llevar una contabilidad administrada y ordenada de tu empresa te permite conocer en todo momento la salud financiera de la misma y te ayuda a tomar decisiones estratégicas.

Las labores de un contador, ya sea interno o externo, incluyen más que elaborar las declaraciones fiscales y hacer los pagos de impuestos.

Su papel en el registro de ingresos y egresos, la estimación del valor de activos y pasivos, la determinación de costos y del nivel de rentabilidad del negocio, así como la evaluación de sus riesgos financieros y la forma de compensarlos, puede determinar el éxito o fracaso de tu empresa.

Ventajas de una contabilidad ordenada

Tener tus cuentas en orden ofrece a tu negocio los siguientes beneficios:

  • Ofrece conocimiento profundo sobre la situación económica y financiera de tu negocio.
  • Ayuda a prever riesgos financieros y facilita la planeación financiera.
  • Da un mejor entendimiento de los costos y gastos.
  • Optimiza el uso de recursos para mejorar la rentabilidad.
  • Apoya en la toma de decisiones financieras.
  • Facilita la planeación fiscal y coadyuva en la reducción de la carga impositiva.
  • Permite la evaluación del nivel de endeudamiento adecuado para el negocio.

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¿Cómo llevarla?

Para llevar una contabilidad administrada es importante seleccionar al profesional contable adecuado, que tenga visión estratégica del futuro y sea ordenado, pero también es necesario poner a su disposición toda la documentación pertinente, así como las herramientas tecnológica que faciliten su trabajo y garanticen la precisión de los registros.

Estos son algunos consejos útiles sobre cómo llevar una contabilidad ordenada en todo momento:

  1. Digitalizar las operaciones contables. La emisión de facturas electrónicas es ya una obligación en México. Esto ha forzado a las empresas a adquirir software que, además de esa función, también ayuda a reducir errores en la introducción de datos, asentar y evaluar con precisión ingresos y gastos, estimar costos, etc.

  2. Conjuntar los documentos por tipo. El orden requiere estructura, así que establecer categorías de documentos y luego archivarlos, manual o electrónicamente garantizará que siempre tengas a la mano los comprobantes que necesitas y que no quede ninguno sin contabilizar.

  3. Archivar las facturas emitidas en orden secuencial. Cada factura tiene un número y registrarlas en ese orden, ya sean válidas o hayan sido anuladas, sirve para tener un mejor control de los ingresos.

  4. Si tu negocio no emite facturas sino solo tickets de compra, es indispensable registrar y archivar los cortes de caja diarios y los reportes que emiten las cajas registradoras.

  5. Revisar que la información coincida. Ya sean facturas o tickets de caja, todos los registros deben coincidir con el dinero ingresado en las cuentas de la empresa. Comprobarlo periódicamente ayudará a detectar errores a tiempo y facilitará la declaración de impuestos al final de cada periodo fiscal.

  6. Verificar los saldos en cuentas bancarias para confirmar los depósitos y asegurarse de que las salidas estén justificadas. Asimismo, llevar un control de los cheques emitidos y las transferencias electrónicas realizadas.

  7. Llevar un registro puntual de todas las adquisiciones y del manejo de la caja chica para controlar los  gastos y  llevar a cabo los trámites fiscales aplicables.

  8. Registrar oportunamente las deudas y verificar su pago a tiempo.

  9. Administrar la nómina de la empresa y registrar los pagos por todos los conceptos de remuneración, así como realizar las retenciones impositivas aplicables a tiempo.

  10. Registrar en la contabilidad solo las facturas emitidas a nombre de la empresa. Un error común es querer incluir comprobantes a nombre de los dueños, socios o empleados, pero esto puede acarrar engorrosos y costosos problemas fiscales.

  11. Custodiar debidamente los libros de ingresos y egresos para que solo las personas autorizadas puedan tener acceso a ellos.

  12. Conciliar mensualmente las cuentas bancarias y verificar la procedencia de los ingresos y el destino de los egresos, tanto para fines financieros de la empresa como para estimar correctamente los impuestos a pagar en cada periodo.

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El papel del outsourcing

Es tan especializada e importante esta labor contable para la salud financiera de tu negocio que es indispensable que cuentes con un contador que lleve en orden las cuentas y los documentos y que prevea riesgos financieros y adelante soluciones.

Si tu empresa es pequeña y no puede contratar a un asesor contable de planta, una buena idea es buscar un servicio de "outsourcing" que te brinde el mismo servicio externamente.

Para elegir un despacho contable externo, sigue estos consejos:

  • Selecciona uno que tenga oficinas en tu misma ciudad, pues muchos impuestos son aplicables localmente.
  • Busca recomendaciones de emprendedores o empresarios que conozcas y estén satisfechos con el servicio contable que reciben.
  • Pide a los despachos que estés considerando que te den una lista de sus clientes para pedir referencias.
  • Verifica que el despacho que vayas a elegir esté dado de alta ante el Colegio Mexicano de Contadores.
  • Pide cotizaciones de servicios y evalúa su costo en relación con las labores que realizará para tu empresa.
  • Busca una atención personalizada y disponibilidad constante.

Recuerda que no puedes dejar todo en manos ajenas. Es importante que tengas conocimientos básicos de contabilidad para que puedas evaluar el servicio que te dan y verificar que tu empresa está cumpliendo en tiempo y forma con sus obligaciones fiscales.

Para tener un control debes:

  • Dar seguimiento a los libros contables, los pagos hechos, los ingresos registrados y el manejo de los valores de la empresa.
  • Solicitar los certificados emitidos por las dependencias públicas tras el cumplimiento de tus obligaciones.
  • Pedir reportes periódicos acompañados de documentos comprobatorios.
  • Celebrar reuniones frecuentes de evaluación.

Más allá de los consejos de contabilidad y sobre el tipo de servicio que debe darte un contador están los documentos que debes tener siempre a la mano.

En caso de entregar la gestión contable a un despacho externo, la documentación que debe conservar tu empresa es:

  • Documentos de constitución de la empresa
  • Registros de pagos de impuestos
  • Contratos
  • Documentos oficiales relativos a la autorización para el desempeño de su actividad

Y entre los que deben volver a la organización poco después de su uso para la contabilidad están:

  • Facturas emitidas y recibidas
  • Gastos generales (agua, electricidad, teléfono)
  • Pagos de impuestos
  • Estados de cuenta bancarios
  • Registro de empleados 

La documentación que debe ser reguardada por el despacho contable incluye:

  • Contrato de prestación de servicios entre la empresa y el despacho contable
  • Libros fiscales y contables
  • Copia de los documentos de constitución de la empresa
  • Copia del registro de empleados

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Una contabilidad ordenada permitirá la toma de decisiones financieras oportunas e informadas que ayudarán al buen uso de los recursos y mejorarán la rentabilidad y competitividad de tu negocio.

Contrata a un buen contador o busca los servicios de outsourcing de un despacho contable confiable para que siempre cumplas a tiempo con tus obligaciones fiscales pero también para tener en todo momento la información que te permita realizar una planeación estratégica eficaz.

Nota del editor: Este artículo fue publicado originalmente el 11 de septiembre de 2015 y ha sido actualizado para incluir información más relevante con el fin de brindar una mejor experiencia a nuestros lectores.

10 consejos para una planeación financiera eficiente

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