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¿Cómo usar la tecnología para optimizar la cobranza en tu empresa?
Banco BASE

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5/11/2019

La cobranza es un proceso complicado, ya que vender mas no cobrar a tiempo pone en peligro el equilibrio financiero de tu empresa, pudiendo provocar la suspensión de algunos pagos al no tener el suficiente flujo de efectivo, por mencionar solo un ejemplo.

Por esta razón, es importante que las empresas reconozcan la importancia de optimizar sus estrategias de cobranza y que así puedan mejorar su salud financiera.

La gran ventaja que tienes a tu favor es la tecnología. Actualmente, existen sistemas inteligentes que automatizan el proceso y echan mano de herramientas digitales para optimizar y agilizar los cobros.

Entre las tendencias de tecnología que pueden mejorar tu proceso de cobro de facturas están las siguientes:

  • Utilizar la tecnología para integrar cuentas por cobrar y por pagar

No restes importancia a la reducción de costos que significa automatizar tus cobros y pagos mediante el uso de la Tecnología de la Información. Recibir pagos por medio de cheques significa que deben ser introducidos en el sistema manualmente, y eso representa un desperdicio de tiempo y dinero, además de que es susceptible de errores.

Una vez que tu plataforma esté automatizada, alienta a tus clientes a hacer uso de las transferencias electrónicas. Promueve los beneficios de este método de pago para tus clientes y proveedores, entre ellos, la conveniencia, el ahorro económico y el tener acceso a información precisa y oportuna.

  • Aprovechar los datos para mejorar el servicio al cliente

Una vez que tu sistema integre la información sobre cada cliente, será más fácil identificar a los buenos pagadores y a los morosos, y comunicarte con ellos con el mensaje adecuado.

Además, si estandarizas los datos podrás emplearlos en la administración de la cobranza de manera más efectiva. Utiliza herramientas que te ayuden a sacar estadísticas que puedas utilizar para tomar decisiones productivas.

  • Introducir aplicaciones móviles al proceso de cobranza

La tecnología móvil simplifica los procesos de negocios en general, pero también te ayuda a agilizar tus cobros, pues es más fácil y rápido que contactes a tus clientes.

Si buscas personalizar tu servicio al cliente, una aplicación para dispositivos móviles es la respuesta.

  • Abrir múltiples canales de cobro

Si aprovechas las diversas plataformas tecnológicas para estar disponible para tus clientes las 24 horas, los siete días de la semana y por diversos medios, les facilitarás la tarea de realizar sus pagos. Aprovecha tu sitio web para introducir un canal de pago automatizado y ofrece el servicio a través de mensajes de texto, correo electrónico y mediante transferencias bancarias electrónicas.

  • Integra lo más novedoso

El sistema bancario de nuestro país ya está integrando el CoDi. Esta es una plataforma que permite solicitar pagos y la realización de operaciones de compra-venta de bienes, productos o pago de servicios en segundos de una manera eficiente y segura.

Ventajas de la tecnología en el proceso de cobranza

Estas nuevas tecnologías para automatizar tu cobranza te traerán los siguientes beneficios:

  • Minimizar errores.

  • Hacer eficientes los procesos de emisión de créditos, recordatorio de cuentas por vencer y registro de pagos.

  • Liberar personal para otras tareas estratégicas.

  • Mejorar el servicio al cliente.

  • Tener información precisa y actualizada.

Estrategias para fortalecer tu proceso cobranza

Aunque la tecnología definitivamente es importante, no olvides tomar en cuenta algunas estrategias para fortalecer tus procesos de cobranza.

  1. Enviar facturas de inmediato. No expedir las facturas inmediatamente genera un retraso en los pagos y provoca que los clientes se queden con la idea de que tienen más tiempo para pagar.
  2. Dar seguimiento. Es importante dar un seguimiento constante a los clientes que han presentado algún atraso en sus pagos. Para ello, se debe asignar a alguien responsable que vigile todo el proceso de cobranza.
  3. Definir una política de crédito y cobranza. Establecer desde el principio las políticas de pago, tiempos, proceso de seguimiento y consecuencias en caso de que el cliente se demore con el pago.
  4. Dar opciones de pago. Ofrecer al cliente variedad de formas de pago, lo que evitará excusas y facilitará la cobranza.


Medición del desempeño

Para que puedas aprovechar las soluciones tecnológicas antes mencionadas para reducir costos de operación y ofrecer una atención de calidad a tus clientes, es ampliamente recomendado que tu área de cobranza trabaje en la medición del desempeño con el fin de implementar acciones concretas.

Existe una serie de indicadores base, los cuales se tienen que implementar para determinar el nivel de productividad de la cobranza. Estos indicadores ayudan a subdividir la cobranza de las cuentas asignadas en diferentes fases y así determinar la efectividad de cada una.

A través de estos indicadores se pueden identificar áreas de oportunidad y favorecer la implementación de procesos de mejora continua.

Los indicadores de desempeño incluyen:

  • Porcentaje de penetración = cuentas contactadas / cuentas asignadas
  • Porcentaje de intensidad = intentos / cuentas intentadas
  • Porcentaje de hits = contactos / intentos
  • Porcentaje RPC (Right Party Contacts) = contactos exitosos / total de contactos
  • Porcentaje PTP (Promises To Pay) = promesas de pago / RPC
  • Porcentaje KP (Kept Promises) = promesas cumplidas / PTP


Otro aspecto no menos importante: asegúrate también de generar reportes detallados de tus cobros, registro de ventas, compras a crédito y llevar un control exacto de los saldos.

Sin duda, si algo debes buscar para tu negocio, son mejores herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo para llegar a las metas establecidas día con día.

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