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Capital Humano
¿Cómo calcular el número óptimo de empleados para mi empresa?
15/01/2018 · Por: Banco BASE

Antes de iniciar contrataciones debes analizar varios factores para calcular el número óptimo de empleados que necesita tu empresa.

Contar con personal de más resulta en gastos laborales que podrían hacer mella en tus utilidades; no se diga si tienes que realizar despidos. 

Contratar menos o más personal que el requerido por tu negocio puede, por un lado, afectar a tu producción y por otro, incrementar innecesariamente tus gastos. Por este motivo, es esencial saber cómo calcular el número óptimo de empleados para el éxito de tu empresa.

Fórmulas que ofrecen respuestas

En el cálculo se deben incluir todos los asalariados que laboran en la empresa, ya sea propietarios o socios que forman parte de la nómina, y los empleados  de tiempo completo, de medio tiempo o por temporada.

Debes comenzar por categorizar las actividades laborales en unidades de trabajo anual, es decir cada persona que trabaja durante todo el año y en el caso de los empleados de medio tiempo o temporales, las fracciones de su participación en la empresa.

Puedes agrupar a las unidades de trabajo por estaciones de trabajo, es decir, según la labor administrativa o productiva en la que intervengan.

Para decidir el número de personal necesario por estación de trabajo puedes aplicar la siguiente fórmula basada en el índice de productividad (IP) para cumplir con las metas estratégicas de tu negocio.  El IP se obtiene dividiendo la producción deseada entre el tiempo disponible en el que laboran efectivamente tus empleados.

Una vez que tengas este dato será fácil obtener el número de empleados multiplicando el tiempo estándar que requiere la producción de cada pieza por el IP y dividiendo esto entre la eficacia.

Por poner un ejemplo, digamos que tu empresa necesita producir 700 piezas diarias para satisfacer la demanda de tus clientes y no saturar el almacén con mercancía que no se mueva.

También establezcamos que las ocho horas de trabajo diario de cada empleado se traducen en 480 minutos y supongamos que nuestra línea de ensamblaje requiere de ocho operaciones o tareas para propósitos de este ejemplo.

Si consideramos una eficiencia de 100 por ciento, debemos definir cuánto tiempo lleva cada operación para producir una pieza. Sumado los tiempos de todas las etapas, el proceso de producción de una pieza en este ejemplo lleva 15.37 minutos.

Si estimáramos la eficacia del personal en 95 por ciento, entonces el número de empleados se obtiene multiplicando 700 piezas por 15.37 minutos que lleva producir cada una y luego dividiéndolo entre los 480 minutos de trabajo diario. Esto nos da un total de 22.4 empleados, pero si se divide entre una eficacia de 0.95, el resultado nos da un total de 23.6 empleados, que redondeado resulta en 24 empleados.

Entonces, 24 es el número de trabajadores necesarios en una línea de ensamblaje o proceso. 

¿Cuándo y cómo hacer ajustes de personal?

Pueden ser muchos los factores que influyan en la decisión de despedir o contratar personal.

Esta es una reflexión que no debes tomar a la ligera. Por un lado, considera el gasto que representa liquidar a un empleado y si tus finanzas pueden soportarlo; por el otro, el costo de capacitación de un nuevo empleado.

En este caso es útil responder a un cuestionario que te ayude a determinar el llamado Cociente de Preparación de Personal, o CPS por su sigla en inglés. Las preguntas del mismo son:

  1. En el último bimestre, ¿con qué frecuencia fue necesario ampliar plazos de entrega con los clientes o reprogramar compromisos con los empleados? Si hay pedidos que no has entregado a tiempo, es momento de contratar más personal para tu línea de producción. También es señal de alarma si estás produciendo más de lo que vendes y se acumula mercancía en bodega.

  2. ¿Con qué frecuencia tus trabajadores se quejan de sus condiciones laborales? Si es frecuentemente, esto indica que están insatisfechos por la saturación de trabajo o por no ser los empleados adecuados para la función asignada.

  3. ¿Ha habido variación en la presentación de justificantes médicos? Si aumentan puede ser resultado del estrés laboral, lo cual perjudica a la productividad del empleado y al final, a la rentabilidad de la empresa.

  4. ¿Tu empresa hace uso de créditos bancarios o financiamiento de socios? Si la respuesta es no, puede ser que falte un funcionario con visión que sepa cómo utilizarlos para hacer crecer a la empresa.

  5. ¿Cuántos empleados de tu plantilla son externos o eventuales? Si es muy alta la cifra, es signo de que no cuentas con personal capacitado internamente que ayude a elevar tu productividad.

  6. ¿Ha variado la cantidad destinada a gastos de capacitación? Es necesario encontrar un equilibrio entre ofrecer mayor preparación al personal y hacerlo a las personas correctas y por las razones correctas.

  7. ¿Ha cambiado recientemente el gasto de horas extras trabajadas por el personal? Un exceso es indicio de insuficiencia de personal.

  8. ¿Ha variado el número de trabajadores con problemas de baja productividad? En algunos casos puede ser por falta de aptitudes o de capacitación, en otros por la confianza en que los compañeros con tiempo libre excesivo pueden encargarse del trabajo.

  9. ¿Ha sido necesario cancelar o aplazar las vacaciones de parte del personal o hacerle trabajar en fines de semana? Si el porcentaje es alto, es signo de escasez de personal.

  10. ¿Aprovechas el valor que aportan las nuevas tecnologías? Analiza qué herramientas tecnológicas pueden hacer que tus empleados ahorren tiempo que puedan dedicar a labores más productivas o simplemente aligeren su carga de trabajo.

Ante la pregunta ¿es hora de contratar más personal para mi empresa?, analiza tanto los tiempos que llevan tus procesos como la producción que requieres para satisfacer la demanda de tus clientes, pero también las competencias y aptitudes que los empleados deben tener o desarrollar para volverse más productivos sin representar más gastos laborales.

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