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Finanzas Negocios
5 buenas prácticas de compra de material y pago a proveedores
28/09/2018 · Por: Banco BASE

El departamento de compras en las empresas grandes o medianas realiza una serie de procesos que deben integrarse para asegurar el abastecimiento preciso de materia prima, inventarios óptimos de producto y el pago puntual a proveedores.

Más allá de gestionar los mejores precios en los insumos o productos adquiridos y de reducir los costos, un departamento de compras eficiente es responsable de dar continuidad a las actividades de las áreas de producción y ventas.

Los objetivos principales del área de adquisiciones o compras son, entonces, optimizar el uso de los recursos financieros buscando los mejores precios, velar por el suministro continuo y cuidar que los productos sean de la mejor calidad.

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Las fases en el proceso de compras

La función del área de compras empieza con el proceso de abastecimiento, que incluye analizar y prever las necesidades de la empresa y realizar una planeación de pedidos para que los insumos o productos estén disponibles a tiempo y en la cantidad requerida.

La segunda fase es el proceso de compra en sí, en la cual se busca a los proveedores idóneos de los materiales o bienes necesarios, basando su selección tanto en los precios y la calidad de sus productos como en su formalidad y reputación. Los demás pasos en este proceso de compra son elaborar los pedidos y asegurarse de que lleguen en tiempo y forma al almacén.

Luego, en la tercera fase del proceso, interviene el área de adquisiciones, responsable del pago a los proveedores según las condiciones convenidas.

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Para alcanzar la eficiencia en este departamento tan importante para el funcionamiento, productividad y competitividad de tu empresa, te aconsejamos seguir las siguientes buenas prácticas de compra de material y de pago a proveedores:

  1. Integra las funciones de abastecimiento y compras en una misma área para que siempre haya una alineación entre lo que se necesita y lo que se adquiere, y para llevar un mejor control de inventarios.

  2. Aprovecha la tecnología para hacer una investigación preliminar de proveedores. El internet y las redes sociales empresariales abren un mundo de posibilidades más allá de las fronteras. Una búsqueda enfocada te permitirá realizar un listado de potenciales proveedores, conocer lo que ofrecen y la calidad de sus productos, y obtener referencias sobre su desempeño y cumplimiento. Una vez que selecciones los que te parezcan los mejores candidatos, busca contactarlos para iniciar una comunicación de persona a persona, y negociar los mejores precios y condiciones.

  3. Enlaza a tu departamento de compras con otras áreas de la empresa, por ejemplo, la financiera y la jurídica, para que haya un intercambio de información oportuno y fluido durante el proceso de aprobación de presupuestos del proveedor, la negociación de las condiciones de pago, y la elaboración y firma de los contratos. Para lograr esta interconexión es muy útil un software de planificación de recursos empresariales (ERP, por su sigla en inglés), el cual permite intercambiar información e integrar las operaciones para hacer más eficiente la gestión.

  4. Establece presupuestos con límites de gastos para las operaciones de adquisiciones y asegúrate de que cada área justifique plenamente sus requerimientos. Esto también se puede integrar y gestionar mediante el ERP.

  5. Automatiza los procesos de pagos a proveedores para que elimines errores, cumplas con los tiempos, y gestiones mejor el flujo de efectivo.

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Pagos puntuales, relaciones duraderas

Vale la pena abundar en este último punto, pues de los pagos correctos y puntuales depende la buena relación con los proveedores y también en no incurrir en incumplimientos que pueden generar costos adicionales que afecten a la rentabilidad.

La automatización es también la clave de estas buenas prácticas de pago a proveedores:

  1. Por descontado, y para cumplir con el SAT, las facturas que recibas serán siempre electrónicas, por lo que contar con un software de gestión administrativa y contable es prácticamente una obligación. Este tipo de programas facilitarán la tarea de capturar los datos de las facturas y eliminarán cualquier error, además de clasificarlas y ordenarlas para mantenerlas guardadas en archivos como dispone la ley fiscal.

  2. Compara de manera automática la información de las facturas con los datos de las órdenes de compra y las notas de recepción de los pedidos que están almacenados en tu base de datos para confirmar que sí existe correspondencia o detectar inconsistencias.

  3. Establece en tu ERP parámetros de aprobación para que se validen y autoricen los pagos de las facturas de inmediato cuando así proceda, o se alerte de excepciones que el área de compras deba verificar.

  4. Cuando las facturas hayan sido debidamente validadas, el sistema debe transferirlas al área contable, para que se programe y realice su pago, y luego al archivo, donde deberán conservarse de manera ordenada junto con sus órdenes de compra autorizadas, las notas de recepción y las notificaciones de pago.

Un ERP para automatizar la gestión administrativa de tu negocio es la mejor decisión si deseas que todos tus procesos de adquisiciones y de pago a proveedores se realicen de forma ágil y sin errores.

Aun cuando representa una inversión, siempre te ofrecerá grandes beneficios en productividad y reducción de costos, así como en eficiencia y competitividad, y te llevará a gestionar mejor tus recursos y a controlar los gastos. 

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